Model Menejemen Fasilitas Triage Dalam Menentukan Prioritas Usulan Pemeliharaan dan Perawatan Gedung

Print
Category: Bangunan
Last Updated on Thursday, 30 April 2015 Published Date Written by Hery Tarno

MODEL MENEJEMEN FASILITAS TRIAGE DALAM MENENTUKAN PRIORITAS USULAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN GEDUNG

 

(Studi Kasus pada Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Bidang Otomotif dan ElektronikaMalang)

 

Oleh : Drs. Hery Tarno, Dipl. HBT, MT

Widyaiswara Madya, PPPPTK BOE Malang

 

 

Abstak : Menejemen Fasilitas  Triage mengidentifikasi dan menentukan peringkatkegiatan, besarnya pembiayaan, atau bahkan tidak dilaksanakan untuk sementara waktu karena tidak mendesak. Penelitian ini membahas penilaian kondisi bangunan untuk keperluan pemeliharaan dan perbaikan gedung, dengan dua metrik kunci yang digunakan sebagai dasar dalamMenejemen Fasilitas TriageadalahIndeks Misi Ketergantungan dan Indeks Kondisi. Sebagai obyek penelitian adalah tujuh gedung dengan masing-masing sembilan komponen bangunan yang merupakan representasi gedung PPPPTK BOE/VEDC Malang. Data primer diperoleh dari hasil kuesione, kemudiandengan analisis model Triage diperoleh urutan prioritas sebagai dasar usulan kegiatan perawatan dan perbaikan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa gedung Departemen Bangunan dan Elektro adalah merupakan prioritas yang diusulan untukpemeliharaan dan perbaikan gedung yang akan datang.

 

Kata kunci : Indeks Kondisi,Indeks Misi Ketergantungan, Menejemen Triage.

 

 

 

PENDAHULUAN

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No : 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Gedung mendifinisikan bahwa Pemeliharan Bangunan gedung adalah kegiatan menjaga keandalan bangunan gedung beserta prasarana dan sarananya agar bangunan gedung selalu laik fungsi (preventive maintenance).Tujuan dari sebuah program pemelihaaran yang baik adalah menjaga fasilitas dan perlengkapan dalam pemeliharaan yang baik dan pada kondisi operasional yang semestinya. (Oravetz, 1966).

Secara umum pemeliharaan dapat diklasifikasikan dalam perawatan, perbaikan, penggantian dan peningkatan. Terdapat perbedaan yang jelas dalam metode, manajemen dan hasil untuk pemeliharaan yang terprogram (planed) dengan pemeliharaan yang tidak terprogram (breakdown).Pemeliharaan terprogram meliputi pemeliharaan pereventif yang didasarkan pada penilaian kondisi serta berdasakan peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan. Pemeliharaan ini dilakukan dengan mencegah secara sistimatis, memeriksa dan memonitor kerusakan awal dengan cara menguji kerusakan dan mencatatnya dengan benar. Pemeliharaan berbasis penilaian kondisi dilakukan untuk mengembalikan aset kepada kondisi standar berdasarkan prioritas untuk menjaga agar fungsi bangunan tetap berjalan dengan baik. Pemeliharaan terprogram memberikan waktu lebih banyak kepada pemilik dan manajerproperti untuk mempersiapkan pekerjaan dan yang lebih penting adalah untuk menyediakan anggaran yang diperlukan.  Langkah ini biasanya dimulai dari survei menyeluruh untuk penilaian kondisi terkini, mengidentifikasi seluas mungkin pekerjaan yang diperlukan dan menetapkan tingkat keberhasilan. Pemeliharaan  yang tidak terprogram (breakdown maintenance) adalah pemeliharaan terhadap kerusakan yang terjadi secara insidental, mendadak dan tidak diduga sebelumnya. Pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan yang bersifat reaktif (reactive maintenance) dalam rangka menjaga fungsi bangunan atau komponen bangunan. Untuk memperoleh data kerusakan yang valid dilakukan dengan inspeksi harian pada semua komponen penting seperti instalasi listrik, gas, air dan sarana komunikasi. Pemeliharaan reaktif dilakukan untuk mengatasi kerusakan yang sudah terjadi dan ditentukan dengan skala prioritas sebagai.

Di negara bagian Queensland Australia dimulai dari bangunan pemerintah dan selanjutnya diikuti oleh bangunan milik swasta menggunakan Kerangka Manajemen Pemeliharaan      (Maintenance Management Framework  MMF).

 

 

 

Dalam proses pemeliharaan dimulai dengan Kebijakan dan Strategi Pemeliharaan yang meliputi kebijakan, standard dan strategi  pemeliharaan. Perumusan kebijakan pemeliharaan meliputi pernyataan keinginan dan tujuan yang jelas, ruang lingkup dan rinciannya,  pihak pihak yang bertanggung jawab serta pengaturan perbaikan berkelanajutan dan penijauan kebijakan. Perencanaan strategis tentang pemeliharaan meliputi strategi manajemen resiko, keuangan, pengadaan dan strategi pelaksanaan. Pelaksanaan pemeliharaan meliputi penilaian kondisi, perencanaan, anggaran biaya, program kerja, layanan dan sistem nformasi pemeliharaan yang akan dibangun. Program kerja dalam pelaksanaan pemeliharaan harus mempertimbangkan hal hal sebagai berikut meyakinkan agar tidak mempengaruhi operasional pelayanan pada setiap unit kerja, pengaturan keamanan kerja, aspek kesehatan dan keselamatan kerja, kemungkinan dikerjakan diluar jam kerja, pengaruh kelamptan perencanaan, efisiensi biaya, kecermatan mengantisipasi permintaan  yangtidak rasional dari kontraktor.

 

METODE

 

Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan 9 komponen bangunan yang sedang beroperasidi lingkungan Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK) yang berlokasi  di Jalan Teluk Mandar Arjosari Malang, dan dilakukan sesuai dengan bagan alir di samping.

 

Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan penelitian kuantitatif, karena data yang digunakan merupakan data kualitatif yang diangkakan (skoring ). Data primer yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah dari hasil observasi menggunakan daftar pertanyaan yang sudah dipersiapkan, sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen yang ada serta publikasi lainnya yang memuat informasi tentang kondisi bangunan. Dari karakteristik, kondisi, situasi dan lokasi gedung maka dipilih gedung yang bersifat representatif dijadikan sebagai sampel penelitian yaitu :

·        Gedung Technopark merupakan bagian Gedung Administrasi

·         Bima Hall sebagai Gedung Pertemuan

·         Asrama Ken Umang representasi Gedung Asrama

·         Gedung Departemen Bangunan 

·         Gedung Departemen Elektro merepresentasikan Departemen Elektro, Teknologi Informasi, Pendidikan Lingkungan Hidup dan Edukasi.

·         Gedung M&R

·         Selasar yang merupakan bangunan Penunjang.

 

Indeks Ketergantungan Misi (Mission Dependency Index)

Perhitungan penentuan kategori mengacu kepada konsep MDI yang sudah disesuaikan kriteria untuk menentukan skor untuk setiap gedung/fasilitas diklat.   MDI diperoleh dari proses interview terstrukur yang mencakup pengalaman, keputusan, intuisi dan kepedulian serta kepekaan terhadap situasi dari seorang pemimpin yang memiliki kewenangan dan keputusan. Hasilnya berupa skor penilaian kuantitatif dari 0 sampai 100. Skor 0 menunjukkan bahwa fasilitas tersebut memiliki tingkat misi yang rendah terhadap kelangsungan operasional, sedangkan skor 100 menunjukkan misi yang tinggi. Resiko operasional yang ditetapkan dalam criteria MDI adalah :

Critical : Gedung yang dibangun dianggap sangat penting untuk mewujudkan misi utama yang ditentukan organisasi, dan meliputi fasilitas atau infrastruktur yang digunakan untuk keperluan ilmu pengetahuan, produksi, lingkungan hidup, dimana tanpa komponen tersebut operasional lembaga berhenti atau beresiko sangat tinggi.

Significant : Gedung yang dibangun dianggap penting untuk mewujudkan misi utama yang ditentukan. Apabila tanpa komponen tersebut operasional organisasi terganggu atau beresiko tinggi.

Relevant: Gedung berfungsi mendukung dalam mewujudkan misi utama organisasi, tidak langsung menghentikan operasional, dapat dikembalikan atau mengurangi dampak/resiko.

Moderat: Gedung berfungsi mendukung dalam mewujudkan misi utama lembaga.

Low: Gedung mendukung misi sekunder organisasi dan tidak langsung berdampak pada operasional.

 

Faktor-faktor MDI meliputi:

1.    Intradepedency within Mission (MDw)

Faktor ini meliputi dua hal penting yaitu :

Q1: berapa lama fungsi bangunan dapat dihentikan tanpa mempengaruhikeberlang-sungan misi lembaga

Q2: Jika bangunan tidak berfungsi apakah misi lembaga dapat digantikan dengan fasilitas lain.

2.    Interdepedency between Mission (MDb)

Faktor ini meliputi dua hal penting yaitu :

Q3: berapa lama layanan disediakan dapat dihentikan sebelum mempengaruhi kesiapan misi lembaga

Q4: seberapa tingkat kesulitan yang terjadi untuk menggantikan  fungsi layanan dengan unit lain

 

 

 

  

Jawaban terhadap pertanyaan Q1 dan Q2 tersebut akan dihitung dan ditentukan dalam 4 kategori sebagai berikut:

N : No

Tidak bisa, karena harus beroperasi selama 24 jam  dalam 7 hari

B: Brief

Bisa tapi sangat singkat < 24 jam,

S : Sort

Bisa untuk waktu maksimum 7 hari

P : Prolonged

Bisa lebih dari 7 hari karena tidak berpengaruh langsung

 

Jawaban terhadap pertanyaan Q3 dan Q4 akan dihitung dan ditentukan dalam 4 kategori sebagai berikut:

 

 

I

:

Impossible

Bisa  tapi  dengan   tingkat   kesulitan   tinggi,  karena   belum   siap   anggaran,  sedangkan kesiapan operasional sangat diperlukan dalam proses kerja.  lokasi alternatif tidak tersedia

X

:

Extreemely Difficult

Bisa  dengan  sedikit  atau  tanpa  kesulitan,  ada alternatif  dan  dimungkinkan dalam prosedur (SOP)

D

:

Difficult

lokasi alternatif ada dengankemampuandan kapasitas yang  cukup memadai, dana tidak dianggarkan.

P

:

Possible

lokasi alternatif sudah tersedia dengankemampuandan kapasitas, yang  memadai, dana telah dianggarkan.

 

 

Indeks Misi sebuah bangunan secara individual terhadap keberhasilan tugas dalam lembaga/organisasi dan disebut Intradepency within Mission (MDw), dihitung berdasarkan nilai yang diperoleh dari jawaban terhadap pertanyaan Q1 dan Q2, menggunakan matriks penilaian resiko (Risk Assessment Matrix) yang didasarkan pada OPNAVINST 3500.39b, Operational Risk Management (ORM) :

 

 

Indeks Misi sebuah bangunan secara individual terhadap keberhasilan tugas dalam lembaga/organisasi dan disebut Intradepency within Mission (MDw), dihitung berdasarkan nilai yang diperoleh dari jawaban terhadap pertanyaan Q1 dan Q2, menggunakan matriks penilaian resiko (Risk Assessment Matrix) yang didasarkan pada OPNAVINST 3500.39b, Operational Risk Management (ORM):

 

 

 

 

Bila suatu bangunan memiliki nilai MDb diatas nilai MDbavg berarti bangunan tersebut memiliki peran yang lebih besar dari pada bangunan lain. Sebaliknya bila MDb dibawah nilai MDbave berarti bangunan tersebut memiliki peran yang lebih rendah atau pelayanan dapat digantikan oleh fasilitas lain.

 

 

 

Indeks MDI dihitung dengan persamaan :

 

 

 

 

 

 


Dimana:

MDI   : Mission Dependency Index ( 1< MDI < 100)

MDw : Intradependency within Mission ( 1< MDw< 6)

MDb     : Interdependency between Mission ( 1< MDb < 6)

Ln                     : e log n

n                      : Jumlah bangunan yang diperhitungkan

 

Tabel di bawah ini menunjukkan skor MDI dan resiko operasional suatu gedung atau fasilitas diklat, yang digunakan sebagai acuan untuk menentukan prioritas pemeliharaan dan perawatan suatu bangunan/gedung.

 

 

 

Indeks kondisi (Condition Index)

Indeks kondisi (CI) adalah skor kuantitatif kondisi bangunan yang dihasilkan dari penilaian kondisi berdasarkan standar kondisi yang ditetapkan oleh manajemen dalam rangka mendukung misi lembaga.  Untuk penelitian ini kriteria penilaian Indeks Kondisi (CI) disusun berdasarkan persyaratan kulitas bangunan sesuai dengan fungsi dan persyaratan khusus lainnya dengan mengacu pada kriteria MMF dan NASA seperti ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

 

Batas kondisi maksimum kerusakan yang diterima (Treshold Value) pada setiap komponen bangunan maupun keseluruhan ditetapkan berdasarkan kepada indeks kondisi dan indeks misi yang ditetapkan oleh manajemen/pengelola gedung. Batas kerusakan maksimum bisa merupakan kondisi terbaik untuk melakukan perbaikan (Condition Index Best Point to Perform Repair = CIbp). Penetapan manajemen dituangkan dalam sebuah keputusan resmi lembaga ditandatangani oleh pimpinan lembaga atau pengelola fasilitas. Penetapan nilai batas yang diterima berkisar antara kondisi cukup (fair) dan baik (good) dengan mempertimbangkan nilai MDI. Indeks Kondisi (CIbp) dapat ditentukan antara 70 – 80 untuk setiap jenis komponen bangunan, satu bangunan maupun keseluruhan bangunan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Facilities Management Triage

 

Facilities Management Triage  mengidentifikasi dan mengurutkan proyek/pekerjaan yang akan dibiayai lebih dahulu sebelum pekerjaan lain seperti halnya pekerjaan pekerjaan yang mestinya hanya menerima sedikit alokasi biaya atau tidak sama sekali. Model Triage adalah alat pengambil keputusan berbasis utilitas bangunan yang mengkombinasikan atribut-atribut MDI dan CI, dengan model :

 

 

 


 

dimana:

 

T        = Skor Triage (semakin tinggi skor semakin tinggi tingkat kegunaan bangunan)

CIbp =    Indeks Kondisi ideal untuk  dilakukan perbaikan yang ditetapkan oleh manajemen (Condition Index at Best Point to perform repair)

Cic     = Indeks kondisi bangunan penilaian, (Current Condition Index of component  section/component/system/building), 1 < CI < 100.

MDI = Indeks tingkat misi bangunan atau komponen bangunan yang ditetapkan manajemen, (Mission Dependency Index of building), 1 < MDI < 100.

      

 

 

 

Dengan model Triage di bawah ini akan ditentukan prioritas pekerjaan pemeliharaan dan perawatan untuk setiap gedung yang merupakan obyek penelitian.

 

 

 

 

Faktor biaya total memang menjadi pembatas setiap pekerjaan atau proyek tidak menjadi pertimbangan utama dalam penenentuan prioritas. Diperlukan model dan metode lain apabila diperlukan prioritas untuk kepentingan optimalisasi biaya dengan hanya sedikit mempertimbangkan faktor MDI.

HASIL PENELITIAN

 

Menentukan kualifikasi bangunan berdasarkan indeks misi (Mission Dependency Index=MDI) sebagai variabel penelitian yang akan dilakukan pengukuran adalah langkah pertama yang dilaksanakan dalam penelitian ini.

Hasil analisis jawaban pertanyaan Q1, Q2, Q3 dan Q4  adalah sebagai berikut:

Gedung Technopark untuk jawaban Q1 memiliki skor 3.5 atau kategori B (Brief), bisa dihentikan /tidak beroperasi dalam waktu maksimum 24 jam. Untuk jawaban Q2 memiliki skor 3.125dikategorikan X (ExtremilyDifficult) artinya bisa  dengan  sedikit  atau  tanpa  kesulitan,  ada alternatif  dan  dimungkinkan dalam prosedur (SOP).

Interdepency between Mission (MDb) sebagai indeks misi satu bangunan terhadap lembaga dibandingkan dengan bangunan-bangunan lain secara keseluruhan dihitung berdasarkan jawaban pertanyaan Q3 dan Q4. Sesuai dengan tabel 4.1 diperoleh jawaban Q3 dengan skor nilai 3,375 dikategorikan B (Brief), bisa dihentikan / tidak beroperasi dalam waktu maksimum 24 jam, dan jawaban Q4 meiliki skor nilai 2.875 atau kategori D (Difficult) yaitu lokasi alternatif ada dengankemampuandan kapasitas yang  cukup memadai, dana tidak dianggarkan.

Penentuan kategori mengacu kepada skor hasil  pengembangan kriteria penilaian konsep MDI yang merupakan resiko operasional untuk setiap gedung/fasilitas diklat. Dengan analisa yang sama maka diperoleh skor MDI masing-masing gedung

 

 

Hasil analisa MDI pada gedung di PPPPTK BOE /VEDC Malang dikelompokkan dalam 5 kategori resiko operasional sebagai berikut :

 

 

 

 

Secara keseluruhan hasil penilaian kondisi terhadap 7 buah gedung/bangunan sebagai representasi dari seluruh bangunan yang ada menunjukkan hasil sebagai berikut.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dari tabel di samping dapat digambarkan bahwa kondisi bangunan di P4TK/VEDC Malang berdasarkan penilaian terdiri dari 3 kategori yaitu istimewa gedung Bima Hall dengan skor 85,44. Kategori baik untuk gedung Technopark, Asrama Ken Umang, gedung departemen Bangunan, departemen Elektro dan gedung Maintenance dan Repair dengan skor 78,92. Sementara bangunan selasar termasuk kategori wajar dengan skor 69,38. Keadaan ini disebabkan oleh rendahnya nilai kondisi komponen otomasi dan sensor yang mencapai skor 42,50.

 

Prioritas  Perawatan dan Pemeliharaan  Model Triage

 

 

Hasil analisa Model Triage adalah alat untuk pengambilan keputusan dengan berbasis utilitas bangunan yang mengkombinasikan atribut-atribut MDI dan CIdengan menentukan prioritas pekerjaan pemeliharaan gedung, mengidentifikasi dan mengurutkan proyek/pekerjaan yang akan dibiayai lebih dahulu. Skor Triage akan  membantu manajer fasilitas dengan keterbatasan keuangan ketika biaya komponen bangunan yang harus diganti/diperbaiki  melebihi biaya yang tersedia. Proses ini juga dapat digunakan untuk memilih pekerjaan yang dapat ditunda apabila hal itu tidak terlalu menunjang terhadap misi perusahaan.

          

 

 

Hasil perhitungan prioritas menggunakan model Triage dapat ditunjukkan pada tabel dibawah ini.

 

 

 

 

 

 

Dari tabel maka prioritas urutan prioritas dalam usulan Dipa P4TK/VEDC Malang tahun yang akan datang idealnya adalah Departemen Bangunan, Departemen Listrik dan Elektronika, Gedung Technopark dan begitu seterusnya.

 

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Dari penelitian yang dilakukan maka dapat disimpulkan :

1.    Departemen Bangunan dan Elektro mempunyai tingkat utilitas yang tinggi berdasarkan hasil analisa skor Triage sebeasar 84 dan 83, sehingga kedua gedung dua departemen tersebut pada utilitas kategori High yang perlu mendapatkan prioritas tertinggi dalam perawatan dan perbaikan.

 

Saran

Berdasarkan simpulan di atas maka disarankan kepada menejemen dan departemen/unit terkait di PPPPTK BOE Malang untuk :

1.    Memasukkan gedung Departemen Bangunan dan Elektro dalam usulan (rencana kegiatan) perawatan dan perbaikan sebagai prioritas utama pada Dipa tahun yang akan datang.

2.    Unit Perawatan melakukan perawatan dan penilaian  kondisi gedung secara periodik serta didokumentasikan dengan baik.

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Antelman, A RA. 2005. Mission Dependency Index (MDI) NAVFAC PASIFIC Deployment, Port Hueneme, California,

ASCE,  2003, Guideline for Condition Assessment of the Building Envelope, SEI-ASCE 30-00, Reston, Virginia,

Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, 2002. Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor 332/KPTS/M/2002 tanggal 21 Agustus 2002, tentang Pedoman Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara, Jakarta.

Department of Public Work. 2001. Building Maintenance Management, Brisbane, Australia.

NASA, 2003, The NASA Deffered Maintenance Parametric Estimating Guide, Version 2, California USA.

Tesis, 2009, Pengembangan Model Pedoman Penilaian Kondisi Bangunan dengan Metode Indeks

 

 

Copyright 2019. Powered by Humas. PPPPTK BOE MALANG