Optimalisasi Pembuatan Dupak Menggunakan Aplikasi Dupak WIdyaiswara Berbasis VBA

Print
Category: Teknologi Informasi (TI)
Last Updated on Friday, 15 May 2015 Published Date Written by Peny Iswindarti

OPTIMALISASI PEMBUATAN DUPAK MENGGUNAKAN APLIKASI DUPAK WIDYAISWARA BERBASIS VISUAL BASIC for APPLICATIONS (VBA)

 

PENY ISWINDARTI, S.Kom.,MT

Widyaiswara Madya

 

Abstrak

Widyaiswara dalam menjalankan tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk mendidik, mengajar dan/atau melatih PNS pada Lembaga Diklat Pemerintah, berkewajiban mencatat dan menginventarisasi seluruh kegiatan yang dilakukan untuk kelancaran penilaian dan penetapan angka kredit. Dari hasil catatan dan inventarisasi seluruh kegiatan tersebut secara hirarki Widyaiswara wajib mengajukan usul penetapan angka kredit ke Tim Penilai. Berdasarkan data di sekretariat Widyaiswara PPPPTK BOE Malang, salah satu alasan usulan  penetapan angka kredit ditolak atau tidak dinilai oleh Tim Penilai karena alasan administrasi, seperti : redaksi Surat Tugas dan SPMK tidak sama, tanggal Surat Tugas tertulis setelah kegiatan dimulai, tanggal SPMK tertulis sama dengan Surat Tugas dan sebagainya.  Hal tersebut sangat merugikan Widyaiswara karena kegiatan dan usulan yang sudah dibuat tidak diakui sebagai angka kredit. Untuk kelancaran proses pengajuan angka kredit Widyaiswara, diharapkan ada sistem atau aplikasi yang dapat membantu mempercepat administrasi Dupak (Daftar Usul Penetapan Angka Kredit), meminimalisasi kesalahan seperti tanggal, format dan sebagainya serta sistem yang menstandarkan prosedur administrasi. Untuk itu dibuatlah aplikasi yang dapat memenuhi harapan tersebut,

Penelitian ini didesain dengan sekali input dalam sebuah tampilan, format yang diperlukan sesuai peraturan dapat dicetak langsung. Aplikasi dibuat  berbasis Visual Basic for Applications (VBA) untuk memberikan solusi optimalisasi dupak.

Penggunaan aplikasi dupak dapat mempercepat dan meminimalisasi kesalahan administrasi Dupak karena form yang sudah baku dalam setiap sheet.  WI secara individu lebih termotivasi menyelesaikan administrasi Dupak tanpa ketergantungan tenaga administrasi.

 Kata kunci : Optimalisasi Dupak, Visual Basic for Applications (VBA)

 

PENDAHULUAN

    Berdasarkan Permenpan RB no. 14/2009, Perkalan 3/2010, dan Peraturan Bersama LAN&BKN no. 1&2 tahun 2010, yang mengatur tentang kewidyaiswaraan, Dupak (Daftar Usul Penetapan Angka Kredit) adalah kewajiban yang harus diusulkan oleh Widyaiswara dalam menjalankan tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk mendidik, mengajar dan/atau melatih PNS pada Lembaga Diklat Pemerintah untuk memperoleh angka kredit sebagai syarat kenaikan pangkat dan jabatan. Secara sistem, Dupak tersebut akan dinilai oleh Tim Penilai baik oleh Tim Penilai Instansi maupun Tim Penilai Pusat.

     Berdasarkan data di sekretariat Widyaiswara PPPPTK BOE Malang, salah satu alasan dupak ditolak atau tidak dinilai oleh Tim Penilai karena alasan administrasi, seperti : redaksi Surat Tugas dan SPMK tidak konsisten, tanggal Surat Tugas tertulis setelah kegiatan dimulai, tanggal SPMK tertulis sama dengan Surat Tugas, tidak ada nomor surat, dan sebagainya. Hal tersebut sangat merugikan Widyaiswara karena kegiatan dan usulan yang sudah dibuat tidak diakui sebagai angka kredit, sehingga menghambat kenaikan pangkat dan/atau jabatan, bahkan membuat widyaiswara diberhentikan dari jabatan widyaiswara apabila angka kredit yang dipersyaratkan oleh peraturan tidak terpenuhi.

    Untuk mempercepat, meminimalisir kesalahan administrasi dan menstandarkan format dupak sesuai peraturan, agar tidak menghambat karier widyaiswara, dibuatlah aplikasi dupak berbasis Visual Basic for Applications (VBA).

TAHAP PEMBUATAN APLIKASI

     Pembuatan aplikasi ini merupakan penelitian teknologi informasi dalam pemrosesan teks, untuk mendapatkan aplikasi yang optimal. Setiap sistem aplikasi yang baik berarti bahwa sistem tersebut dapat dipercaya, memberikan indikasi terhadap perubahan yang lebih baik dalam proses pembuatan dupak, dan menghasilkan sistem yang dapat mempengaruhi pengguna untuk tidak melakukan kesalahan yang berulang.

     Bahasa yang digunakan untuk men-developt seluruh komponen pada sistem aplikasi ini adalah VBA yang built-in dengan EXCEL pada paket MS-OFFICE mulai dari tahun 2003 hingga tahun terkini. Dipilihnya bahasa pemrograman VBA ini karena sebagian besar atau hampir seluruh komputer yang menjalankan sistem operasi WINDOWS yang terdapat MS-OFFICE didalamnya dapat dipastikan aplikasi dapat dijalankan dengan baik tanpa harus meng-install software bahasa pemrograman dari luar, disamping sintak VBA yang cukup sederhana, mudah dilogika dan dapat dengan cepat mengenali kesalahan yang terjadi ketika program dijalankan, melalui high-light lokasi terjadinya kesalahan.

 

1.    Mendesain format/layout semua unsur kegiatan sesuai Peraturan Bersama LAN&BKN no. 1&2 tahun 2010 pada sheet Microsoft Excel.

   Misalnya format Surat Tugas (ST) dan Surat Pernyataan Melaksanakan Kegiatan butir kegiatan mengikuti diklat dan memperoleh sertifikat/STTPP minimal 30 jam pelajaran.

 

 

Gambar 1. Format Surat Tugas (ST) dan Surat Pernyataan Melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan pada butir kegiatan mengikuti diklat dan memperoleh sertifikat/STTPP minimal 30 jam pelajaran.

 

2.       Menuliskan source code/script pada menu Developer > Visual Basic. Untuk mengaktifkan menu Developer:  File > Option > Customize Ribbon > centang Developer pada Main Tabs.

 

 

Gambar 2. Source code butir kegiatan mengikuti diklat.

 

 

Gambar 3. Source code butir kegiatan melaksanakan tatap muka di depan kelas

 

Gambar 4. Source code butir kegiatan membuat KTI dalam bentuk buku sebagai editor

 

 

Gambar 5. Source code butir kegiatan mengikuti seminar/lokakarya sebagai peserta/moderator/anggota panitia

 

Source code inilah yang menghubungkan antara inputan pada sheet dengan format/layout pada nomor 1 .

Proses ini dilakukan untuk format semua butir kegiatan widyaiswara.

 

 

3.       Input identitas Kepala Pusat dan widyaiswara

Setiap unsur kegiatan (Utama dan Penunjang) dibuat dalam satu sheet, sehingga identitas dimasukkan dalam tiap sheet. Proses pengisian ini hanya dilakukan satu kali pada range yang berwarna merah untuk Kepala Pusat dan hijau untuk widyaiswara, kecuali ada perubahan pangkat atau jabatan dan gelar.

 

Gambar 6. Range inputan identitas Kapus

 

 

 

Gambar 7. Range inputan identitas widyaiswara

 

4.       Input redaksi pelaksanaan kegiatan (nomor surat tugas, tanggal, nama kegiatan, nomor SPMK, tempat kegiatan, tanggal pelaksanaan, nomor kode bukti kegiatan, jumlah jam, materi, dan sebagainya) mengikuti diklat, melaksanakan dikjartih, melakukan kegiatan penunjang, dan pengembangan profesi. Isian dilakukan pada kolom yang berwarna hijau, kemudian klik “Proses dan Simpan” setelah selesai mengisi.

 

           

Gambar 8. Inputan butir kegiatan mengikuti diklat dan melaksanakan tatap muka di depan kelas

 
 

Gambar 9. Inputan membuat KTI dalam bentuk buku sebagai editor dan non buku dimuat dalam website

 

            

Gambar 10. Inputan mengikuti seminar/lokakarya sebagai moderator/peserta/anggota panitia

 

 HASIL APLIKASI

Hasil dari pemrosesan adalah format yang sudah terisi lengkap baik Surat Tugas maupun Surat Pernyataan Melaksanakan Kegiatan sesuai Peraturan Bersama LAN&BKN no. 1&2 tahun 2010 dan siap dicetak.

 

            

Gambar 11. Surat Tugas dan Surat Pernyataan Melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan yang siap cetak.

 
 

Gambar 12. Surat Tugas dan Surat Pernyataan Melaksanakan Kegiatan Pengembangan dan Pelaksanaan Diklat yang siap cetak.

 

Demikian juga untuk hasil Surat Tugas dan Surat Pernyataan Melaksanakan Kegiatan butir kegiatan pengembangan profesi dan penunjang.

 

 KESIMPULAN :

Dengan aplikasi dupak widyaiswara berbasis Visual Basic for Applications (VBA), dapat mempercepat dan meminimalisasi kesalahan administrasi Dupak karena form yang sudah baku dalam setiap sheet. Data yang tidak konsisten tidak akan terjadi, karena proses input yang dilakukan dalam satu tampilan akan memudahkan pengecekan, dan setelah diproses hasilnya akan terhubung ke semua range yang sudah didesain sesuai dengan peraturan widyaiswara yang ada. WI secara individu lebih termotivasi menyelesaikan administrasi Dupak tanpa ketergantungan tenaga administrasi.

  

Referensi :

·       1. Permenegpan Nomor 14 tahun 2009 tentang Jabatan Fungsional Widyaiswara dan Angka

Kreditnya

·          2. Peraturan Bersama Kepala Lembaga Administrasi Negara dan Kepala Badan Kepegawaian

Negara nomor 1 tahun 2010 nomor 2 tahun 2010 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Widyaiswara dan Angka Kreditnya 

·          3. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 3tahun 2010 tentang Petunjuk Teknis

Jabatan Fungsional Widyaiswara dan Angka Kreditnya

·           4.  No Name,2011, Microsoft Excel 2010 Pemrograman VBA, Yogyakarta : Penerbit ANDI