Enterprise Content Managemen System (ECMS)

Print
Parent Category: ARTIKEL Category: Teknologi Informasi (TI)
Last Updated on Thursday, 11 April 2013 Published Date Written by Abd Munif

Enterprise Content Managemen System (ECMS)

Oleh : Abd.Munif, MT (Widyaiswara PPPPTK BOE Malang)

1. Definisi ECMS

      Beberapa definisi Enterprise Content Management dikemukakan oleh beberapa pakar. Istilah ECM dikenalkan oleh Association for Information and Image Management (AIIM) International, sebuah asosiasi managemen konten perusahaan yang berada di seluruh dunia.   AIIM telah menyempurnakan pengertian ECM beberapa kali untuk memperluas ruang lingkup dan pentingnya manajemen informasi. Definisi tersebut antara lain adalah :

  • Enterprise Content Management (ECM) adalah strategi, metode dan alat yang digunakan untuk mengelola, menyimpan  konten dan dokumen yang berkaitan dengan proses organisasi, merupakan alat dan strategi pengelolaan informasi, mencakup lingkup seluruh perusahaan atau organisasi apakah informasi itu dalam bentuk dokumen kertas, file elektronik, cetak aliran database, atau bahkan email [1]
  • Sementara itu Gartner mendefinisikan suatu organisasi berfungsi sebagai vendor perangkat lunak manajemen konten adalah " ketika...... mereka memiliki mitra saluran yang kuat, kehadiran di berbagai geografi, kinerja keuangan yang konsisten, dukungan platform yang luas, dukungan pelanggan yang baik, dan mendominasi dalam satu atau lebih (konten management), teknologi atau pasar vertikal. Mereka memiliki kemampuan untuk memberikan suite ECM yang komprehensif dengan memiliki semua enam komponen inti dan memiliki skalabilitas perusahaan yang telah terbukti

Definisi yang dikemukakan oleh Garter tersebut dari tahun ke tahun  menunjukkan perkembangan yang pesat dalam manajemen dokumen dan teknologi yang terkait seperti sistem kolaborasi, alur kerja dan catatan manajemen (record management). Hal itu menghasilkanbeberapa solusi berbasis Digital Management System (DMS) seperti EMC (Documentum), IBM (Filenet), Otonomi (Jalinan  iManage), OpenText, Oracle (Stellent) dll.


2. Gartner ECM Magic Quadrant

ECM Magic Quadrant adalah analisis pasar Enterprise Content Management yang dilakukan oleh Gartner. Laporan dari analisis  ini telah dibuat dalam beberapa tahun, diperbarui setiap tahunnya dan dilakukan perubahan di pasar Enterprise.Sebagai industri manajemen konten yang telah berkembang, jumlah penyedia juga semakin banyak, terdapat beberapa ratusan bahkan ribuan 'Penyedia Content Management' yang telah terdaftar dalam resources CMS.

Salah satu isu di balik istilah 'manajemen konten' adalah terdapat berbagai jenis cara yang lebih efektif untuk mengelola konten. Dalam rangka untuk menciptakan pertumbuhan suite product bagi pasar lokal maka istilah enterprise telah berevolusi untuk menunjukkan bahwa  target dari vendor suite produk menjangkau pasar yang lebih luas dan lebih dari satu jenis produk managemen konten.

Gartner  membuat satu set persyaratan bahwa vendor harus memenuhi enam komponen inti agar dianggap sebagai 'Perusahaan Penyedia CMS' dan menghasilkan sebuah representasi grafis dari pasar dalam bentuk kuadran

Keenam komponen inti ECM yang dianggap relevan untuk dimasukkan sebagai syarat bagi vendor ECM adalah:

  1. Dokumen Content Manajemen – kemampuan untuk mengontrol dokumen baik  check-in atau checkout, mengontrol versi dokumen, mengontrol keamanan dan layanan perpustakaan untuk dokumen bisnis. Content Management - kemampuan untuk menghapus hambatan webmaster, mengelola konten dinamis dan authoring konten, memudahan penggunaan secara umum.
  2. Web Content Management - kemampuan untuk menghapus hambatan webmaster, mengelola konten dinamis dan authoring konten, memudahkan penggunaan user secara umum.
  3. Rekaman manajemen - kemampuan untuk mematuhi tujuan hukum atau peraturan, pengarsipan jangka panjang dan otomatisasi kebijakan retensi, kepatuhan seperti diterimanya  dokumen dan disyahkannya rekaman.
  4. Managemen penangkapan dan pencitraan Dokumen: kemampuan untuk menangkap dan mengelola dokumen kertas, melakukan penelusuran atau scaning seluruh proses dari dokumen kertas ke format elektronik
  5. Pusat kolaborasi Dokumen, kemampuan untuk men-sharing dokumen dan mampu mendukung tim proyek, termasuk perijinan, pengesahan, pendistribusian dokumen.

  6. Workflow, kemampan untuk mendukung proses bisnis dan routing content, menetapkan suatu tugas, pekerjaan, situasi dan kondisi, serta menciptakan jejak audit untuk melakukan aktifitas apa, mengapa, kapan dan bagaimana. 800x600

Sebuah Web Content Management System adalah sebuah perangkat lunak yang biasanya digunakan oleh staf baik teknis dan non-teknis untuk mengelola pembuatan halaman web terstruktur yang berbasis web dengan menggunakan jaringan seperti Internet, Intranet atau Extranet .

Mike Johnston dalam sebuah artikelnya yang berjudul  "CMS or WCM - Which is Which?Mendefinisikan bahwa WCMS [Johnston,2011] adalah sebuah sistem perangkat lunak yang menyediakan situs authoring, kolaborasi, dan alat administrasi yang dirancang bagi pengguna untuk membuat dan mengelola konten situs web dengan sedikit pengetahuan tentang bahasa pemrograman web atau bahasa markup. Sebuah WCMS memberikan fondasi yang kuat untuk kolaborasi, memberikan kepada pengguna kemampuan untuk mengelola dokumen dan mengedit dokumen yang dilakukan oleh beberapa orang editor.

Mike Johnston menjelaskan lebih lanjut tentang kamampuan kemampuan yang dimiliki oleh WCMS antara lain ialah :

  1. Mengatur unit-unit kecil informasi (halaman web) - masing-masing unit informasi saling berhubungan melalui suatu struktur navigasi.
  2. Setiap unit (halaman web) didefinisikan oleh satu lokasi pada situs – Hierarki informasi yang dibuat oleh lokasi.
  3. Setiap unit berhubungannya dengan unit lain dari informasi dalam web.
  4. Definisi lebih lanjut dari unit dapat dibuat melalui navigasi  'vertikal' yang menentukan jenis informasi yang akan disimpan dibawahnya.
  5. Ada ekstensif silang antara halaman - yang menentukan bahwa pengunjung dapat berpindah dari satu halaman ke halaman lainnya dengan cara selain navigasi
  6. Mengfokuskan terutama pada penciptaan halaman dan mengedit
  7. Melayani pembuatan konten, kontrol konten, mengedit, dan beberapa fungsi web penting seperti pemeliharaan konten web.
  8. Menyajikan pengguna non teknis dengan antarmuka yang tidak memerlukan pengetahuan tentang bahasa pemrograman atau bahasa markup untuk membuat dan mengelola konten.
  9. Menyediakan mesin penerbitan dan memungkinkan konten yang dibuat atau diubah untuk disharing bagi pengunjung website
  10. Memberikan proses persetujuan atau alur kerja yang memastikan bahwa konten telah divalidasi sebelum dirilis atau dipublikasikan ke sebuah website

 4.  Document Management System (DMS)

Manajemen dokumen adalah salah satu model sistem yang  tertua dari disiplin ilmu manajemen konten. Sistem ini  pada dasarnya dibuat berdasarkan beberapa kebutuhan untuk mengelola dokumen, data dan informasi  yang penting suatu organisasi atau perusahaan. Dalam kenyataannya dokumen yang ada adalah berupa informasi hardcopy, dan selalu ada batasan fisik terhadap sejumlah informasi yang dapat di simpan dan diambil. 

Garter memberikan definisi tentang DMS pada tingkat yang paling sederhana  yaitu semua pengguna yang memiliki PC dan mengatur suatu folder di mana mereka menyimpan data, dokumen  dalam format DOCS, PDF, presentasi PowerPoint, Excel spreadsheet dll. Pengaturan data tersebut secara efektif menghasilkan struktur dokumen folder  dan memungkinkan mereka dengan mudah untuk menyimpan, mengambil dan mnghapus isi dokumen tersebut.

Terdapat beberapa tingkatan DMS yang tersedia dan memiliki bermacam-macam fitur atau karekteristik. Beberapa ciri dari DMS antara lain adalah :

  1. Berfokus pada pengelolaan dokumen  dan informasi elektronik seperti data  gambar, audio, vedio, film dan file dll.
  2. Setiap unit informasi (dokumen) berdiri mandiri
  3. Terdapat link antara dokumen. Kemungkinan dokumen tersebut mempunyai hubungan atau pengelompokan  item menggunakan skema klasifikasi atau taksonomi.
  4. Difokuskan terutama pada penyimpanan dan pengarsipan siklus hidup dokumen termasuk dokumen yang telah kadaluwarsa.
  5. Mencakup alur kerja yang kuat dan menggabungkan proses bisnis ke dalam manajemen dokumen.
  6. Ditargetkan pada penyimpanan dan penyajian dokumen-dokumen dalam format asli tidak terbatas pada produk MS-Office tapi termasuk berbagai jenis informasi yang berbeda dari produk yang lain.
  7. Pengaksesan dokumen dapat dibatasi pada tingkat folder atau dokumen  dan beberapa model keamanan lainnya dapat diterapkan.
  8. Kemampuan yang terbatas untuk membuat halaman web (cocok untuk jaringan intranet tetapi tidak cocok untuk internet) biasanya menghasilkan satu halaman untuk setiap dokumen

5.  Digital Aset Management (DAM) 

Secara harfiah aset digital diterjemahkan sebagai suatu bentuk media yang telah diubah menjadi data elektronik (data biner) yang memiliki suatu nilai dan arti bagi perusahaan atau organiasi.  Tetapi hal tersebut menghasilkan beberapa ambigue bahwa digital aset berfungsi sebagai sistem managemen Dokumen dan sistem menagemen arsip. Dimana keduanya juga digunakan untuk menyimpan Aset digital. Begitu juga kita akan melihat bahwa Dokumen managemen system (DMS), Rekaman Managemen System (RMS) dan WCMS semua berbicara tentang bagaimana mereka menyediakan pengelolaan asset digital (DAM).

  1. Beberapa karakteristik dan kemampuan DAM antara lain adalah sebagai berikut:
  2. Sebuah alat Digital Asset Manajemen diharapkan mampu memberikan beberapa fungsi-fungsi generik untuk perusahaan atau organisasi. untuk memberikan daftar berikut fungsi generik
  3. Kemampuan untuk mengelola aset digital.
  4. Kemampuan memanipulasi aset digital(mengkonversi, penggabungan, menyusun)
  5. Kemampuan mencari aset digital.
  6. Kemampuan memverifikasi integritas aset digital.
  7. Kemampuan malakukan pengiriman dan  distribusi aset digital.
  8. Kemampuan mengamankan aset digital - termasuk mekanisme perlindungan hak cipta.
  9. Kemampuan melakukan Back up aset digital.

 

Referensi

Kampffmeyer, Ulrich (2006). "ECM: Enterprise Content Management" (in English, French, and German). DMS EXPO 2006, Köln. Hamburg: PROJECT CONSULT. ISBN 978-3-936534-09-8http://www.project-consult.net/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf. Retrieved September 20, 2010.

Mike Johnston. "CMS or WCM - Which is Which?". cmscritic.com. http://www.cmscritic.com/cms-or-wcm-which-is-which/. Retrieved 2011-09-07. 

Copyright 2019. Powered by Humas. PPPPTK BOE MALANG